文章摘要：免費(fèi)的企業(yè)知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)是否真的很有用？知識(shí)體系是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的寶貴資源，是不斷積累的。尤其是在知識(shí)資訊網(wǎng)路時(shí)代，越來(lái)越多的公司會(huì)使用知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)來(lái)建立與規(guī)范檔案管理體系，為企業(yè)間的知識(shí)分享與管理提供一...

免費(fèi)的企業(yè)知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)是否真的很有用？知識(shí)體系是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的寶貴資源，是不斷積累的。尤其是在知識(shí)資訊網(wǎng)路時(shí)代，越來(lái)越多的公司會(huì)使用知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)來(lái)建立與規(guī)范檔案管理體系，為企業(yè)間的知識(shí)分享與管理提供一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)，使知識(shí)得以長(zhǎng)久地留存于流程之中，讓員工能夠迅速地查找所需要的資料與文件。

但是，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，很多知識(shí)庫(kù)都是免費(fèi)的、收費(fèi)的。我的一個(gè)朋友常常會(huì)問(wèn)這樣一個(gè)問(wèn)題，那就是免費(fèi)的企業(yè)知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)，對(duì)公司的商業(yè)和職能是否真的有效？下面讓我們把問(wèn)題放在下面，看看有沒(méi)有答案。

1、天上不會(huì)掉餡餅

世上沒(méi)有白吃的午餐，可以為公司提供最基礎(chǔ)的服務(wù)，比如文件共享，數(shù)據(jù)檢索和提取，員工自助培訓(xùn)。但是，免費(fèi)是指在30天之后，如果你的業(yè)務(wù)不是它的用戶，那么你的服務(wù)就會(huì)被取消，并且你也不會(huì)再使用它。

2、不可擴(kuò)展性

企業(yè)發(fā)展并非一朝一夕之功，知識(shí)庫(kù)體系必須與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。所以，很明顯，沒(méi)有一個(gè)免費(fèi)的軟件是可以持續(xù)的。如果你希望使用團(tuán)隊(duì)管理、定制和 SSL這樣的核心特性，那么你就必須升級(jí)為支付方案。

3、網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化優(yōu)化

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的免費(fèi)企業(yè)知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)，雇員將會(huì)熟悉其操作流程；對(duì)公司而言，他們的搜索引擎優(yōu)化可能會(huì)帶來(lái)一定的流量。一旦免費(fèi)的服務(wù)被取消，就意味著所有的公司雇員都要對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，并進(jìn)行數(shù)據(jù)和文檔的遷移。在一定時(shí)期內(nèi)，企業(yè)與職工都會(huì)經(jīng)歷一個(gè)時(shí)期的磨合期，從而影響到員工的工作效率，從而對(duì)公司的可持續(xù)發(fā)展造成很大的影響。所以，在一開(kāi)始就選擇一個(gè)付費(fèi)的軟件，或者是一個(gè)能夠被擴(kuò)展的系統(tǒng)提供商，這樣可以降低在不同的平臺(tái)間進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)遷移的機(jī)會(huì)。與此同時(shí)，知識(shí)基礎(chǔ)平臺(tái)的交流也會(huì)很費(fèi)錢(qián)。若操作不當(dāng)，不但耗費(fèi)時(shí)間，還會(huì)對(duì)知識(shí)庫(kù)的品質(zhì)造成一定的影響。

4、還有其它支付方式

一些倉(cāng)庫(kù)軟件是免費(fèi)的，但是其他的要支付主機(jī)和維護(hù)費(fèi)用。數(shù)據(jù)安全，維護(hù)和測(cè)試都要求在服務(wù)器上安裝軟件。所以，一個(gè)自由的知識(shí)基礎(chǔ)體系，就意味著其沒(méi)有更多的靈活性和對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)安全性的擔(dān)憂?？傊?，這個(gè)免費(fèi)的知識(shí)庫(kù)體系是很有用的，但是它的作用卻不大。它只能滿足企業(yè)的一些小小的愿望，而無(wú)法滿足企業(yè)的知識(shí)和文檔系統(tǒng)的需要?？蓪?duì)檔案的版本進(jìn)行控制，并對(duì)作業(yè)許可進(jìn)行管理，保證企業(yè)資料及檔案的長(zhǎng)久有效與連貫性。在短期之內(nèi)，自由的增值選項(xiàng)將會(huì)有一定的局限性。所以，我們推薦你使用一個(gè)值得信賴的，可以支付的知識(shí)基礎(chǔ)。

而知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)也可以免費(fèi)使用，不過(guò)可以在以后支付費(fèi)用，無(wú)需進(jìn)行數(shù)據(jù)移植，這就很簡(jiǎn)單了。比如，知識(shí)百科全書(shū)的知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)，可以根據(jù)企業(yè)的關(guān)鍵詞來(lái)進(jìn)行預(yù)設(shè)，在需要的時(shí)候，企業(yè)的相關(guān)人士也可以利用這些關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢。另外，為了保證知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)中的某些機(jī)密文件，還可以設(shè)定對(duì)其進(jìn)行訪問(wèn)的權(quán)限，從而保證其信息的安全性和免遭泄漏?？芍苯硬殚啞⑾螺d、打印電子文檔，供公司內(nèi)部人員學(xué)習(xí)?？傊?，為了避免對(duì)企業(yè)產(chǎn)業(yè)造成沖擊，企業(yè)必須慎重選擇免費(fèi)的解決方案。但是，無(wú)論是免費(fèi)的還是收費(fèi)的，都很有用。關(guān)鍵在于企業(yè)的規(guī)模。

本文認(rèn)為，知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)能夠解決傳統(tǒng)知識(shí)庫(kù)中知識(shí)庫(kù)的不足，如知識(shí)庫(kù)存儲(chǔ)困難、檢索困難、效率低下、知識(shí)庫(kù)缺乏安全性、具體數(shù)據(jù)難以統(tǒng)一、知識(shí)庫(kù)不能有效的協(xié)作與共享、實(shí)現(xiàn)信息資源整合、加快移動(dòng)辦公的應(yīng)用。

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