前段時間，一天，筆者應(yīng)約見客戶，驅(qū)車趕抵目的地后，前臺小姐告知，公司老總正在召開中高層管理會議，我們的約見時間被延后，但估計很快就會結(jié)束了。小姐滿臉微笑，引座倒水過后，給了我們一些有關(guān)公司的市場宣傳冊和產(chǎn)品資料……想想也好，在見面之前能充分利用時間翻閱資料，借機了解企業(yè)背景，或許在待會兒的溝通中還能與客戶多產(chǎn)生一些觀點上的認(rèn)同或共鳴。可不巧的是，那天的會議開得很特別，讓我們等了個過午……\r\n散會后，客戶直抱歉，說因為公司最近上了新的信息管理系統(tǒng)，在使用中碰到不少操作和協(xié)調(diào)上的問題，會上大家七嘴八舌，牽出不少煩事，使得會上難有定論，性急的老板在會上照直了點名罵人。筆者問：“是每周例會嗎？”答曰：“可以說是吧?！薄皶r間都那么長嗎？”“那可沒準(zhǔn)，但這樣的會幾乎每天都要開”。“那為什么不控制時間呢？”“如何控制？會議上問題一來，七牽八扯的，就沒完沒了了”。\r\n那天，筆者不是參會人員，自然對開會的情景不得而知，但這讓我想起了另外一次親身經(jīng)歷的公司例會。同樣是周六，會首，各業(yè)務(wù)員輪番總結(jié)業(yè)績，同時提出問題，七嘴八舌，由于出發(fā)點各不相同，提的問題看似相關(guān)又不相同。會間，各級領(lǐng)導(dǎo)不斷居高臨下、插話回復(fù)問題，問題解答多頭出政，讓人感覺似是而非，無所適從。會后，結(jié)果不了了之，行為方式一切照舊。\r\n看來，開會看似簡單卻并非易事，有如名人所言：“會議是一群重要人物的聚集，他們中的每一個人單個來說什么事都做不了，但聚在一起卻決定什么事都不做?！彪y怪有調(diào)查結(jié)果表明：“80%的經(jīng)理承認(rèn)，60%的時間在開會；80%的經(jīng)理承認(rèn)，60%的會議沒有效率和效益！”\r\n那么，如何召開富有成效的會議呢？以下秘籍，愿與大家共饗。
召開高效會議的指導(dǎo)方針
1、事前準(zhǔn)備好具體的議程，概述會議的目的和目標(biāo)，并將議程提前分發(fā)給與會者，不搞突然襲擊。\r\n2、明確會議的時限。\r\n3、會議準(zhǔn)時開始，按時結(jié)束。\r\n4、在會議開始和結(jié)束時，有效地進(jìn)行“W3s”（何事？何人？何時？）的回顧。\r\n5、各位與會成員均需有備而來，并要鼓勵他們積極參與。\r\n6、在會議上不允許單個與會者搞一言堂，不讓他人發(fā)言。\r\n7、會議的主持人應(yīng)積極參與，但是不唱獨角戲。\r\n8、如果有人（包括主持者）作長篇大論，要禮貌地請他縮短發(fā)言——要把重點放在會議的議程上。\r\n9、運用“暫時擱置”方法處理非議程的事項。\r\n10、會議的書面總結(jié)和“W3s”應(yīng)該盡快發(fā)放（24-48小時內(nèi)）。\r\n11、不要上邊開大會，下邊交頭接耳開小會，每次只能有一人發(fā)言。\r\n12、不要對其他與會者吼叫或者有其它無禮舉動。\r\n13、會議的成效和與會人數(shù)成反比，所以只邀請最必要的人員參加。\r\n14、會議如果到了規(guī)定時間尚未結(jié)束，應(yīng)重新安排新的會議時間（通常的處理方法），或者在取得與會者同意的情況下延長會議時間 (少數(shù)情況下的處理方法)。\r\n15、如不能參加會議，應(yīng)提前通知主持人，如可能的話，委派代表參加。\r\n16、在會議開始之前必須先將所有的手機關(guān)閉，會議期間不允許打電話。
會議中的“W3s” （何事？何人？何時？）管理
1、不要忽略它們，“W3s”是不會自動消失的！\r\n2、不要在會上完成，要在會議之前和之后完成“W3s”工作。\r\n3、在下一次會議之前，通知會議的書記員收集各人所負(fù)責(zé)的“W3s”工作的完成情況:\r\n·“W3s”工作已經(jīng)完成；\r\n·“W3s”工作還未完成——將新的完成日期告訴書記員。\r\n4、會上主持人或書記員將詢問與會者，“W3s”工作的完成情況。\r\n5、如果“W3s”的問題需要在會議上加以討論，要預(yù)先通知會議主持人，將這個議題加入會議的議程中。
召開高效會議的八大要素
1、明確會議的目的——召開會議的原因。\r\n·解決問題\r\n·決策\r\n·作報告或演示（講座）或者（互動）\r\n·反饋和評估（針對匯報或者演示型會議的反饋和評估）\r\n·以上均包括\r\n2、目標(biāo): 會議上要達(dá)成什么結(jié)果？——預(yù)期的結(jié)果。\r\n3、日期，時間和地點：開始和結(jié)束時間（會議時限）。\r\n4、議程: 要具體，有明確時間和具體議程。如果議程看上去不全面或者達(dá)不到預(yù)期成效——那么干脆不開。\r\n5、記錄 (會議記錄): 指派書記員進(jìn)行記錄。\r\n6、追蹤 (W3s): 要求與會者和其他人采取的行動。已分派的W3s必須有任務(wù)承接人（何人Who?），具體的最終成果（何事What?）和具體的時限（何時When?）。在本次會議和下次會議之間必須完成這些分派的工作。\r\n 7、嚴(yán)格會議紀(jì)律。
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