我們常常聽到業(yè)內(nèi)人士說,現(xiàn)在工程的利潤非常微薄,一切都要靠管理,工程有工程管理,業(yè)務有業(yè)務管理,財務有財務管理,資材有資材管理,管理得當企業(yè)自然會有盈余,管理不當則會影響公司正常營運,嚴重的話,甚至會造成公司倒閉。
內(nèi)控管理是企業(yè)管理的一環(huán),管理沒有一定的模式與標準,每個人的管理模式與管理方法都不盡相同,但目的都是一致的,無非是希望讓企業(yè)減少損失,增加企業(yè)運作的流暢性,以及增加效率來提高收益。我個人對管理的定義是,以最少的時間及成本達到最高的管理成效,本期將就本人實際操作的管理模型和大家進行分享。
內(nèi)控的重要
個人能處理的工作量有限,即使再能干,頂多也只能做三倍的工作,聰明的管理者應該建立一套工作的標準流程,盡量將工作進行適當分配,即使管理者不在,工作也能順利進行。管理者就像鋪設鐵軌的人,而鐵軌就是作業(yè)的標準流程,只要鐵軌鋪設得宜,火車自然會在鐵軌上平穩(wěn)行駛。
沒有做好管理,企業(yè)一定會損失。例如:業(yè)務人員每天外出都是打混摸魚,業(yè)績將無法增進,或是業(yè)務人員將案子轉(zhuǎn)到其它公司或自行找人施工等;其它如項目工程出紕漏、施工品質(zhì)低劣、進度落后,或是任由下包商領(lǐng)用線材物料毫無管制,再好的毛利都會被侵蝕掉。如果內(nèi)控沒做好,上述衍生的問題就有可能會一再發(fā)生。
工程商如何建立內(nèi)控管理機制\
每個管理人員的個性與行事風格不同,如何建立內(nèi)控機制,完全要看每位管理人員。例如:工程商最頭痛的問題便是請款,有些業(yè)主找借口不準時支付工程款,此時我們應建立一些管理機制來預防,在階段性驗收合格時立即讓工地主辦人員簽認,或送請款單、發(fā)票讓業(yè)主簽收收據(jù),再打電話到公司財務部,確認發(fā)票是否送到該公司,以及何時可以領(lǐng)到款項,然后再注意是否準時付款,一有問題出現(xiàn)要立即解決,以確保公司權(quán)益。
如何當一名優(yōu)秀的業(yè)務主管
一位優(yōu)秀的業(yè)務主管,一定要具備幾個特質(zhì):第一,了解市場和消費者的需求,知道牛肉(商機)在哪里;第二,懂得經(jīng)營、管理和策劃;第三,對市場敏感度高,涉獵范圍要廣,除本業(yè)之外,對其他專業(yè)也要有所涉獵,并具有歸納整合能力;第四,具有教育訓練能力,能夠不斷激勵員工,并與員工們分享成功經(jīng)驗;第五,擁有強而有利的執(zhí)行力,貫徹整個業(yè)務的推動。\r\n 業(yè)務管理者對市場敏感度一定要夠,以了解最新發(fā)展趨勢及客戶需求,而最新發(fā)展趨勢必須靠不斷地看雜志與參觀展覽,并將新產(chǎn)品整合到客戶所需的系統(tǒng)內(nèi),創(chuàng)造另一個“藍海策略”。
業(yè)務面的內(nèi)控管理
業(yè)務部門是一個企業(yè)中真正賺錢的單位,但也是最難帶的單位。新進的業(yè)務人員常常因為業(yè)績難以擴展而陣亡,而業(yè)績好的或較資深的業(yè)務人員有時會因為觀念走偏,輕則態(tài)度傲慢,重則另起爐灶與母公司打?qū)ε_互相競爭,這種商業(yè)戲劇每天都在上演,身為公司業(yè)務主管或經(jīng)營者一定要用心管理,將可能傷害公司的情況降到最低。
平常的客戶數(shù)據(jù)管理更是重要。業(yè)務部門每日早上須召開業(yè)務會議,所有業(yè)務人員均須報告昨日業(yè)務進行狀況,以及今日的行程如何安排,由業(yè)務主管檢視,再適時加以修正。填寫日報表是業(yè)務人員每天必做的工作,填寫的重點在于今天的行程進行是否順利,以及洽談內(nèi)容,在日報表內(nèi)都需記載洽談時間、接洽人、聯(lián)絡電話、洽談內(nèi)容等,好讓業(yè)務管理人員作稽核。
另外,每周需要有一次周報表,業(yè)務人員要將手頭上正在進行的案子,作詳細的進度敘述,并由每位業(yè)務人員評估每個案子成交的機率,例如:上周成交機率是60%,而本周成交機率是70%,表示案子一直往正面的方向發(fā)展,如果是降為40%,則表示有狀況出現(xiàn),這時業(yè)務主管就須適時加以協(xié)助。
除此之外,還需填寫業(yè)績成交統(tǒng)計表,內(nèi)容為上周成交金額、本月累計成交金額、年度累積成交金額以及最近成交日期,以方便業(yè)務主管作業(yè)績管理,并讓每個業(yè)務人員可以看到其它同仁的成績,起激勵作用;至于主管也可根據(jù)最近成交日來判斷業(yè)務人員的業(yè)績進帳,若是業(yè)務人員進入低潮期或業(yè)務方式不對,業(yè)務主管應協(xié)助業(yè)務人員度過低潮期。
業(yè)務面檢討的項目
工程商在業(yè)務面常遇到的問題大約有下列幾種狀況:
業(yè)績下滑
造成業(yè)績下滑的原因很多,包括:
1.市場枯竭:
業(yè)務人員一旦客源不足,又不開發(fā)新客源,很快就會進入市場枯竭的瓶頸。業(yè)務管理者很容易從業(yè)務日報表及業(yè)績管制表中看出來,當有上述警訊出現(xiàn)時,就應進行進一步的激勵及輔導。
2.業(yè)務人員本質(zhì)學能不足:
由于每一個人的學經(jīng)歷不同,能力也不同,工程素養(yǎng)也不同,所以技術(shù)好的不一定業(yè)務做的好,如果業(yè)務人員對于工程的本職學能不佳,將導致案子不易取得,或公司必須付出相當大的代價才能完成。業(yè)務管理者在業(yè)務人員未真正上線時,要多多加以關(guān)心及輔導,報價前應該檢視其報價內(nèi)容是否合理,一定要等到?jīng)]有錯誤時才可以放手,讓其獨立作業(yè)。
3.談判及議價能力不足:
當案子進入議價階段也就是要收成的時候了,有時候成交與不成交就在一念之間,然而在收放之間要拿捏得宜也并不容易。如果因誤判而漏失掉,這對于業(yè)務人員的打擊是很大的。業(yè)務管理者在平常就要對業(yè)務人員做教育訓練仿真攻守狀況,或與業(yè)務人員一同參與議價,當議價結(jié)束后與業(yè)務人員討論,并告知議價過程中與業(yè)主攻守的狀況,總之,就是要不斷的磨練與學習。
4.嚴重的客戶投訴:
客戶投訴是業(yè)績瞬間下滑的最主要因素。不是每位客戶都是理性可溝通的,也沒有任何一家公司有把握在技術(shù)、產(chǎn)品或服務上可以做到完美無缺,但如果沒有在第一時間處理好客戶的投訴,不僅會失去客戶信任,甚至會失去這個客戶。
為了避免上述情形,公司管理者首先必須先認真傾聽客戶所有投訴,讓客戶的情緒有一個合理的出口,達到降溫的效用,不要在第一時間,就急著說明或回答客戶的問題,在第一時間只能接受,態(tài)度上要表現(xiàn)出感同身受的感覺,以便緩解客戶情緒;再來就是要培養(yǎng)危機處理能力,千萬不要怕事,從初步判斷、接手處理到問題理清,都需要靠智能,最好能在第一時間正確處理客戶的問題。
業(yè)務人員的流失
好的業(yè)務人員可遇不可求,且業(yè)務工作是一個高挫折感的工作,所以工程商除了要積極尋找和培養(yǎng)好的業(yè)務人員外,還需要減少好的業(yè)務人員流失,而一般會造成業(yè)務人員流失的原因大概有以下幾點:
1.業(yè)務人員心態(tài)疲憊:
造成這種狀況的原因包括工作認真卻得不到相對的成效、連續(xù)被客戶潑冷水或吃閉門羹而產(chǎn)生信心危機、業(yè)績績效佳卻得不到該有的報酬、與業(yè)績不好的同事互動過多而被負面情緒影響、發(fā)現(xiàn)公司的產(chǎn)品或服務品質(zhì)有問題而無法說服自己、尋求主管協(xié)助時得不到相對支持、對未來突然失去人生方向及工作動力等。
上述原因大部分是和情緒或感覺有關(guān),很多是可以在第一時間加以防范處理的,只要業(yè)務主管人員能落實與業(yè)務人員常溝通,并多多關(guān)心每位部屬,在第一時間內(nèi)勇于面對問題,其就不會惡化或擴散。
2.同行挖角:
大部分的人都深信,從同行中挖角現(xiàn)成的優(yōu)秀業(yè)務人員,就可以馬上立竿見影,為企業(yè)帶來業(yè)績,也是建立業(yè)務團隊最快的方法。但能持續(xù)處于巔峰狀態(tài)的業(yè)務人才,是不輕易變動的,除非有優(yōu)厚的條件或現(xiàn)實的需求。例如:當業(yè)務人員出現(xiàn)負面的想法時,或處于低潮瓶頸期,此時就很容易就會動搖業(yè)務人員的忠誠度。
當業(yè)務人員有二心時,最明顯的特征是,明明有能產(chǎn)生業(yè)績的客戶,卻停滯不前,不積極求成交;有些業(yè)務人員也會想掌握公司的資源,以便到新公司時能在第一時間有所表現(xiàn),這對企業(yè)的影響很大,不僅大幅打擊業(yè)務單位的士氣,尤其當被挖角的人是具指針性的人員或主管,往往會造成一段長時間的業(yè)績震蕩。
所以,當業(yè)務部門有這樣的訊息產(chǎn)生時,要第一時間約談當事人,除了警告提示外,也可積極修護業(yè)務人員的信心。業(yè)務主管在平日的業(yè)務會議(包括早會或例會)對于業(yè)務人員正在進行的項目,須逐一了解目前的狀況,并督促盡快成交,若發(fā)現(xiàn)業(yè)務人員報告有閃爍其詞的狀況時,業(yè)務主管馬上要深入了解,且不排除介入項目。
3.自行創(chuàng)業(yè):
安防工程業(yè)門檻不高,兩個人就可成立一家公司,資本額50萬也可做,所以有些業(yè)務人員覺得,當付出與報酬不成比例時,就會出現(xiàn)自行創(chuàng)業(yè)。然而想要自行創(chuàng)業(yè)的業(yè)務人員或主管,通常都具有不錯的業(yè)務能力和人脈,當然這資源絕對是從舊公司所獲得的,自行創(chuàng)業(yè)也須靠這些資源,到最后變成與老東家爭食大餅,有些甚至做的比舊公司還好。
企業(yè)主管平常在觀察每位員工時,發(fā)現(xiàn)能力強的業(yè)務或工程人員,一定要提供一個可以滿足他的工作機會,讓他盡情的發(fā)揮,把阻力化成動力,危機變轉(zhuǎn)機,否則同業(yè)中每天都會上演跳槽、與老東家唱對臺戲。